Wil je een buurtfeest, fuif, fiets- of wandeltocht of een ander evenement organiseren? Dan heb je de toelating nodig van je lokaal bestuur. Vanaf nu kan je deze toelating online aanvragen via het Eaglebe evenementenloket. Zo krijg je een uitgebreid overzicht van je taken en verplichtingen als organisator. Samen met de toelating krijg je dan ook de nodige vergunningen, voor bv. geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- en/of rijverbod, of het schenken van sterke dranken.

Deze toepassing stelt het bestuur ook rechtstreeks in contact met externe diensten zoals brandweer, politie én de buurgemeenten Galmaarden, Herne, Pepingen, Gooik en Lennik.

Wat is een evenement?

Een evenement is een activiteit die plaatsvindt op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein én publiek toegankelijk is of specifieke vergunningen vereist (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken,...).

Wanneer dien je een aanvraag te plaatsen?

• de activiteit is openbaar toegankelijk
• ik wil openbaar domein innemen
• ik wil muziek afspelen luiden dan 85db
• ik wil muziek afspelen afspelen na 22 uur
• de activiteit veroorzaakt verkeershinder
• ik wil sterke dranken schenken
• ik wil publiciteitsborden plaatsen
• ik gebruik tijdelijke constructies (bv. feesttent, springkastelen, tribune, foodtruck, technische installatie, ...)
• er zijn specifieke risico's (bv. BBQ, kampvuur, vuurwerk, vuurkorven, gasinstallatie, ...)

Volgende termijnen dienen gerespecteerd te worden:

• 30 dagen:     markt, braderie, kermis, wijk- en buurtfeest, eetfestijn, muziek, dans en podiumkunsten, andere ...
• 42 dagen:     horeca en handelsactiviteit
• 60 dagen:     sportevenement (uitgezonderd wielerwedstrijden)
• 90 dagen:     stoet en optocht, fuif
• 98 dagen:     wielerwedstrijden

Voor organisaties bestaande uit verschillende van bovenstaande types evenementen, dienen de verschillende specifieke aanvraagformulieren ingevuld te worden en geldt voor de hele organisatie de langste aanvraagtermijn.

Dien jouw aanvraag dus tijdig in! Evenementen die te laat aangevraagd worden, kunnen niet meer behandeld en dus ook niet vergund worden! 

Door je aanvraag tijdig in te dienen kunnen we ook nagaan of je activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen.

Hoe?

Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het desbetreffende evenementenformulier digitaal in. Je dossier komt zo onmiddellijk bij de juiste dienst terecht. 

STAP 1 – DE AANVRAAG

Maak een account aan via EagleBe evenementenloket. Door een account aan te maken, dien je bij  je aanvragen niet telkens je contactgegevens opnieuw in te vullen. Je hoeft je aanvraag ook niet in 1 keer in te vullen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken. Eveneens kan je een aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement.
Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen. Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.

STAP 2 – DE BEVESTIGING

Via mail krijg je een bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt, ontvang je een mail met de vraag je dossier te vervolledigen. De gemeentelijke diensten behandelen jouw aanvraag, verzamelen de nodige adviezen van de betrokken interne en externe diensten en brengen je via mail op de hoogte van de beslissing. Lees de documenten aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.

STAP 3 – DE OPVOLGING

Eens de aanvraag goedgekeurd is, kan je je vergunningen ook downloaden via het evenementenloket. Je kan de status van je dossier steeds online opvolgen.