Guichet d'évènement
Vous souhaitez organiser une fête de quartier, une boum, une balade à vélo ou à pied ou un autre événement? Pour cela, vous avez besoin de l'autorisation de votre commune. Vous pouvez désormais demander ce permis en ligne via le le guichet Eaglebe.
Cela vous donne un aperçu complet de vos tâches et obligations en tant qu'organisateur. Avec l'admission, vous recevrez également les autorisations nécessaires sur la dérogation en matière de nuisances sonores, l'occupation du domaine public, l'interdiction de stationnement et/ou de circulation et de servir des boissons alcoolisées.
Cette application met également la commune en contact direct avec des services externes tels que les pompiers, la police et les communes voisines de Galmaarden, Herne, Pepingen, Gooik et Lennik.
Qu'est-ce qu'un évènement?
Un évènement est une activité qui se déroule sur le domaine public ou sur une propriété privée et est accessible au public ou nécessite des autorisations spécifiques (dérogation sonore, boissons alcoolisées,...).
Quand devez-vous soumettre une demande?
- l'activité est accessible au public
- je veux occuper le domaine public
- je veux jouer de la musique plus fort que 85db
- je veux jouer de la musique après 22h
- l'activité perturbe le trafic
- je veux servir des boissons fortes
- je veux placer des panneaux publicitaires
- j'utilise des constructions temporaires (ex: chapiteau, châteaux gonflables, tribune, food truck, installation technique, ...)
- il y a des risques spécifiques (ex. BBQ, feu de camp, feux d'artifice, corbeilles à feu, installation de gaz, ...)
Les délais suivants doivent être respectés:
- 30 jours: marché, braderie, kermesse, fête de quartier, repas gastronomique, musique, danse en arts de la scène, autres ...
- 42 jours: horeca et activité commerciale
- 60 jours: évènement sportif (sauf courses cyclistes)
- 90 jours: soirée, cortège, procession
- 98 jours: courses cyclistes
Pour les organisations composées de plusieurs types d'évènements, les différentes formulaires de demandes spécifiqies doivent être remplis et la période de demande la plus longue s'applique à l'ensemble de l'organisation.
Soumettez votre demande à temps! Les demandes d'évènements introduites trop tard ne peuvent plus être traitées et ne peuevnt donc pas être autorisées.
En soumettant votre demande dans les délais, nous pouvons également vérifier si votre activité n'est pas entravée par d'autres évènements, travaux de voirie ou autres travaux et rénovations.
Comment?
Pour pouvoir traiter les demandes rapidement et facilement, remplissez numériquement le formulaire d'événement correspondant. Votre dossier arrivera immédiatement au bon service.
ÉTAPE 1 – LA DEMANDE
Créez un compte via le guichet d'événements Eaglebe (https://app.eaglebe.com). En créant un compte, vous n'avez pas à ressaisir vos coordonnées à chaque fois que vous faites une demande. Vous n'êtes pas obligé de remplir votre demande en une seule fois. Le système enregistre votre formulaire afin que vous puissiez continuer à travailler ultérieurement. Vous pouvez également copier une demande pour la réutiliser lors de la prochaine édition de votre événement. Assurez-vous que votre dossier soit complet. Vous pouvez télécharger des plans, des affiches et d'autres documents. Le formulaire est dynamique : selon vos réponses, vous devez remplir plus ou moins de cases.
ÉTAPE 2 – LA CONFIRMATION
Vous recevrez une confirmation de votre demande par e-mail. S'il manque des informations, vous recevrez un email vous invitant à compléter votre dossier. Les services communaux traiteront votre demande, recueilleront les avis nécessaires auprès des services internes et externes concernés et vous informeront de la décision. Veuillez lire attentivement les documents et les garder à portée de main pendant l'événement.
ÉTAPE 3 – LE SUIVI
En vous inscrivant, vous pouvez suivre l'état de votre demande. Une fois la demande approuvée, vous pouvez également télécharger vos autorisations.